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データ整理2:名前の標準化できてますか? 

2016/02/09 15:00

こんにちは
ユニオン電子の大谷です。

以前、
メルマガでお話しましたが、

ペンに対して赤札作戦
実行したことがありましたね
参照)「大掃除の準備運動、始めました」
バックナンバー:(http://abaql.biz/brd/archives/cflntn.html?s=5&u=622

あれからというもの、
ペンはむやみに買い足さず、

1本1本確実に
消費するようになりました

つまり、物の管理に対する意識が
強まった
ということです

行動することで
意識も変わることは
このメルマガをもって保証します!

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~TODAY’S TOPIC

■本日のお題
「早起きの方法」
■本日のテーマ
「データ整理の第2関門」
■前回のお題 結果

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■本日のお題
「朝早く起きるとき、どの方法で起きる?」

①目覚まし時計
http://abaql.biz/brd/archives/rflzoi.html?s=5&u=622

②携帯のアラーム機能
http://abaql.biz/brd/archives/znbeml.html?s=5&u=622

③体内時計(自然に目覚める)
http://abaql.biz/brd/archives/mpmrdf.html?s=5&u=622

※遷移先は弊社ホームページになります

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■本日のテーマ
「データ整理の第2関門」

先週は、PC上のデータを整理しよう!
という中身でしたが、

データは整理できたでしょうか?

第1関門:余分なデータは削除

という非常にシンプルかつ
取捨選択に悩む内容だったかと
思います。

この関門を突破したのなら、
次にくぐるべき関門は「整頓」です!

整頓で求められるのは
・必要な物をすぐに見つけ出せること

ですから、今回は

①分類
②タイトル
③アイコン

の3側面から整えて行きましょう。

2-1.分類の仕方を工夫しよう

このステップで考えることは、

どのデータとどのデータを同じ
チームにするのかです

共有ファイルであれば、
全員統一しなくてはなりませんが、
ここでは個人レベルでの話にしますね

分け方は業務別、商品別、年度別・・・
と様々ありますが、
これを上手に組み合わせて使うことが
ポイントになりそうです。

この分類方法を頭に置きながら、
簡単にデータを分類します

デスクトップに広げると
全体が見えてわかりやすいです

ただし、全部は広げられないと
思いますが。
(Excelを使っても良さそうですね)
( ̄― ̄)bグッ!

0209号 Excelにデータ名書き出し

ごく一部だけデータをファイル毎に
書き出してみましたが・・・

タイトルが気になってきますね
もう少し統一したほうがいいことに
気づきました(´д`)

書き出したからこそ気付ける
そうですよね?

2-2. タイトルにルールを設けよう!
続いて、先程も気になっていた
タイトル編、突入です!

タイトルを付けるのに大事なのは
何よりもルール!!

標準化するのです!!!

標準化といえば、5Sの「躾」
思い出しますね

つまり、このタイトルルール化作業は

整頓「看板作戦」
躾「標準化」

の融合なんだと気づきました!

・・・話を戻します。

どんなルールを設ければいいのか

①日付を記す(20160209=2016.2.9)
②番号を記す(メルマガのポイントver1)

この二つを考えれば、大抵のものは
統一できそうですよね

数字を使っていると、なんとなく
整頓されているようにも見えますし、

賢いPCが勝手に並び替えて
くれたりもします。

2-3.アイコンを変える
はまた次回にお話しますね!

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■前回のお題 結果

前回は「ファイルのアイコン」
に関するお題でしたね

では、さっそく結果を発表しましょう!

アンケート(第17回)

きれいな真っ二つ☆( ゚∀゚ )

私の予想では

デフォルト>>>変えている

だったのですが…

アイコンを変える良さは既に
知れ渡っていたのですね!

次回のメルマガでそれを
再確認する場となりそうです

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